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Googleスプレッドシートの便利なところ3つ(基本編)

2014.7.23(Wed)

こんにちは。新事業チームのO2です。WEBを担当しています。
好きなアイスメーカーは赤城乳業とエスキモー(元・森永乳業のブランド)です。
ガリガリ君リッチチョコは「リッチ」っぽいチョコレート味とガリガリ君ならではの食感でこの時期オススメです。

アーク・コミュニケーションズではGoogle Apps for Businessを利用しています。
主にスプレッドシートでの情報共有に使っています。

Googleスプレッドシートについては各所で紹介されていると思いますが、
アーク内で2年以上使ってみて、あらためて便利だなーと思う部分をまとめておきたいと思います。
今回は基本編です。
(今回紹介する内容は無料版スプレッドシートでも使える機能ばかりです)

リアルタイム共同編集で捗る

はじめてスプレッドシートを見た時に「おお」と思うところがコレです。
同じファイルを複数人が同時に編集することができます。

他の人がどこを作業しているのかも一目瞭然です。

他の人が作業中で編集できなかったり、
バラバラに作業したファイルを結合したりする手間がかかりません。
あと単純に同時に編集するのが楽しい

 

ファイル(バージョン)管理の負担が減って捗る

前項目の「ひとつのファイルを(みんなで)扱う」おかげなのですが、
副次的に「ファイル(バージョン)管理の負担が減る」メリットがあります。

データ入力者と校正者でファイルをやり取りしたり、
複数人が別々に作業していたファイルを結合したりする際、
さまざまなバージョンのファイルを管理する必要があります。

(ファイル管理で苦しむ一例)
「A案件0923.xlsx」
「2014094-A案件.xlsx」
「A案件チェック済み.xlsx」
「A案件Final(再).xlsx」←これが最終かな…
「A案件Final-2.xlsx」←ナニコレ!?

命名規則を徹底することなどの対処法が考えられますが、
社外の方も交えて作業人数が多くなってくるとなかなか大変です。

Googleスプレッドシートであれば直近のファイルのみを扱えばよいので、
バージョン管理の負担や、作業の手戻りが発生しにくくなっています。

(番外)スプレッドシートのバージョン履歴を見る/戻す方法

「クラウドでひとつのファイルを編集します」と説明すると、
しばしば「上書きしちゃったら大変なんじゃ?」と聞かれますが、もちろん以前のバージョンに戻すこともできます。

(方法)メニューバーの「ファイル」→「変更履歴を表示」

もちろん止置きたいバージョンはコピーを作る、エクスポートしてローカル保存しておく、のも良い手です。

「この人には見せるだけ・この人とは一緒に編集」が使い分けできて捗る

Googleスプレッドシートはファイル/フォルダごとに共有権限を設定できます。
ユーザー別に、
-閲覧者…ファイルの中身を見ることができる/ファイルの操作はできない
-閲覧者(コメント可)…コメントを残すことが可能
-編集者…ファイルの閲覧と編集ができる
-オーナー…共有範囲の設定やファイルの削除が可能
以上の権限が個別に設定できます。

 

予めフォルダに共有権限を設定しておくと、フォルダ内のファイルは設定が引き継がれるので、作業チームごとにフォルダを作成しておくと捗ります。

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以上です。
今後はスプレッドシートの小技・TIPSなど紹介していきたいと思います。